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　　全日美实业（上海）有限公司信息化调查

　　鉴于大陆与台湾的业务差别，全日美实业（上海）有限公司随着业务量的扩大，对于“进销存”以及物流管理的需求日渐迫切。利用用友软件U8网络分销解决方案，全日美在数月内完成了全国20个营业单位、20个仓库的新业务体系部署。
　　以生活用纸为主的全日美实业（上海）有限公司（以下简称“日全美于2003年底投入近百万元人民币建立了自己的分销系统。从一个以邮件、电话、甚至现场通知的分销体系走到现今的将财务、销售及库存三套体系结合起来的完备的消息系统，全日美如何在如此短的时间完成这一部署的？除了多数中小型企业用户对于用友公司这一套“用友U8网络分销2.7版”标准软件的认同外，作为企业自身，有哪些“个性特点”是值得关注的？为了全面了解这些特性，记者前往全日美公司进行实地调查。
　　竞争促就管理“升级”
　　根据全日美提供的资料，该公司自1993年于上海设立公司以来，就一直以纸尿裤、纸尿片等产品为公司主要业务发展方向，甚至于，在刚刚过去的2003年，上海全日美生产销售的婴儿纸尿裤占到了公司销售总额的80%。
　　“中国的纸业型企业，已经超过100家，市场的生产能力已经远高于市场需求，整个产业就如同上海的房价一样，已经显现出明显的经济泡沫，对于纸业行业而言，新的竞争者还在不断增加，从全日美的角度看，就是如何避免零售网点少的弱势，也将产品覆盖到全国范围更多的城市。”由此可见市场竞争的激烈程度。
　　目前，全日美在全国拥有了20个营业单位（分公司和办事处），而仓库数更是多达20多个，如何管理好这些办事处，更重要的，如何管理好20个仓库，对全日美的企业成本核算、生产安排至关重要。
　　全日美上海公司，原本采用和台湾总公司一致的基于C/S架构TELNET系统。但实际的情况是，TELNET系统虽然适合台湾公司，在上海全日美应用过程中却不理想。“这套系统的问题在于，TELNET系统属于一个单点接入系统，同一时刻只允许十个用户接入到系统中，这对于我们来说是不够的，因为台湾总共只有7个分公司和2个营业点，而内地原来却有30多个数据点。虽然台湾公司也打算另做一套大的系统，但是根据内地的业务发展情况，等待这套系统的研发完成，显然不能够，现在的情况是，内地全日美渠道方面的发展要比台湾总公司预计的还要快，在这个基础上，总公司同意我们将分销渠道这一块业务进行单独管理。”营销部全国经理杨芳彬说。
　　目前，除了一些重要的客户领域，例如医院，是由全日美公司直接服务，企业的大部分业务都通过分销完成。“2004年全日美的主体业务量将超过2.5亿人民币，而且由于存在旺销季节，建立完善的分销管理体系，可谓刻不容缓。”财务部科长兼代理经理林淑芬告诉记者。林淑芬所言的旺销季节，对于所有从事纸业生产的公司，都是相当激烈的竞争时段，能否在这一期间做到最迅速的响应，是能够在市场竞争中取得决定性胜利的关键之一。
　　“作为生产商，我们必须知道我们的客户何时需要产品、需要哪些产品，以及需要的这些产品的总量。在未采用用友分销系统解决方案前，我们只能对发货和回款做出反应，而对于整个产品供应链的中间环节，了解并不细致。” 林淑芬说。据记者了解，大多数具有多分支结构的企业对于发货和回款的了解，总有数日的延迟，而全日美这样的快速型生产企业，对于账务管理周期要求尤为严格，这就要求全日美做出改变，以适应业务迅速提升的思路。
　　流畅管理源自“接口”
　　2003年10月，经过多轮的选择，全日美从必特思维、联想、鼎新网络、用友公司等诸多公司中选择了用友公司。“选择用友公司，我们的考虑并不太复杂。”杨芳彬说，“当时主要从三个方面做判断，而做判断，而用友公司恰恰符合我们最为重视的这三个因素。”
　　首先，全日美作为一个中小型企业，在企业信息化管理方面的投资预算较小，而且整体的应用需求不多，不需要对整个企业的各个环节大动干戈。虽然各个软件公司均表示能够满足全日美的业务需求，但是报价仍然是他们需要考虑的因素。“有些公司的提出的价格太高，我们难以接受。”最终，全日美以近百万的价格，购得用友公司全套的2.7版分销管理系统以及相关的实施服务。其次，据全日美了解，用友公司的分销管理系统是目前国内相对较为完备的软件。“我们做了一些调查，特别是和全日美类似的一些中小型企业，应用这套软件真的很能解决问题。”杨芳彬。还有一个原因便是，全日美采用用友公司软件已有“先例”，“我们以前就采用了用友公司的U8财务软件进行账务、库存等管理，如果使用其他厂商提供的分销软件，在企业管理流程上会不会产生问题？而选择同一家厂商的产品，一方面业务衔接问题不大，另一方面我们考虑，如此一来，即便出现问题也容易得到解决。”
　　但是根据记者从全日美公司的业务部门了解，采用新的分销系统，早在2002年就已经有所决定。那么，是什么原因导致全日美到2003年下半年才有所动作？对此，林淑芬的解释是，“前期我们是希望寻求一些软件公司有针对性地帮助全日美编写一套软件，经过和多家公司沟通，发现如此做的成本太高；后来，我们又就此向台湾总公司的资讯部门征求意见，总公司建议我们选择一套适合我们的套装软件，于是我们在2002年底和几家公司进行了接触，到2003年 5月，确定和用友公司进行合作。”
　　记者从用友公司了解的信息是，整个项目从2003年10月开始实施，到11月10日上海总部的项目通过验收，在一个月内，项目得以全面部署。而从全日美方面看，实施后的效果说起来简单直接：实时的处理能力，为全日美的业务流程管理提供了直接、高效的便利。
　　从全日美建立之初，对于公司内部的财务管理便是按照“仓库单位管理”的方式，即将每个仓库的多个数据（包括进货、发货、销售额度以及回款等）合并于同一表格，并将此提交给位于上海的公司总部，“财务部看到的是系统，不仅一个分公司对应着好几个仓库，而且分公司自己也直接管理着一个仓库，几个仓库加起来，还有一个总仓库。财务系统必须看到的，不仅是总仓库，还要知道每个仓库的情况，以前的处理通常是人工制定报表，时间上的滞后在所难免。”杨芳彬说。
　　“对比非常直接明了，旧的分销系统端口的总端口数量非常少，这样的状况已经持续了多年，惟一的解决方式只能通过限定连接人数，也就是说，我们要求每一家办事处或者分公司在同一时间只有一个人进行业务的在线操作，例如会计上线了，仓库管理就得等着，而且按照这一系统，一个分公司对应一个仓库。”林淑芬说。但是实际的情况是，由台湾公司直接“移植”过来旧系统无法面对现实的情况：因为业务的发展，内地的一些分公司甚至有两个仓库，如此一来，仓库的实际出货情况，位于上海的总部就无法迅速了解，而这又将牵涉到进一步的向客户供货的后续工作。“新系统上线之后，这一方面的问题得到了解决，看似简单的接口问题的解决，最终涉及的影响，不仅包括到仓库管理，最重要的是打通了我们公司长久以来的在进货、销售以及后续财务衔接上的瓶颈。”作为财务主管和代经理，这两方面的效果，林淑芬表示，现在财务部门的管理工作要好做得多了。
　　细微需要带来“二次开发”
　　根据记者了解，早在2002年前，上海全日美就投入了超过200万的资金用于公司总部的内部网络的构建，但尽管如此，以公司现有实际经济能力，全日美仍没有将公司总部和各分公司进行专线的连接，“如果用专线连接，代价太高。”林淑芬坦言，尽管全日美希望能够借助于信息化手段提升内部的管理能力，但是也必须考虑到实际的投入能力，到目前为止，全日美的分公司还是通过公众互联网和公司进行信息沟通。
　　在投入了近百万的资金之后，一方面是新的管理系统在短时间内迅速建立起来，另一方面则是全日美如何对已经建立的旧有管理模式进行“更新”？
　　“全日美在项目初期就考虑到项目实施和旧有工作习惯的矛盾，和其他公司一样，我们初期也遇到了内部的工作冲突问题。”杨芳彬说。全日美碰到的问题并不单纯是适应性一项，流程改造的时间过短、培训成本（主要涉及分公司的工作人员）等问题，都摆在了面前。“所幸我们和用友公司对此做了充分准备，机动灵活地处理了多方面问题，所以从培训上来看，还是相当不错的。”林淑芬说，“特别是从库存管理上看，整个软件模块不仅完整，而且易于管理，而对于账款及业务考核，还需要进一步进行梳理，而这也正是我们采取第二期工程的最主要目的。”
　　目前，全日美的这一套系统，在公司与客户之间的对账工作方面还需要进行相应的改造工作。林淑芬表示，在和用友上海分公司进行沟通后，用友公司目前正调集总公司的相关工程师对这一套系统进行业务改造。“这一改造更多的是为了完全贴切到我们全日美公司自身的业务，这一项业务将在7月份完成并验收。”杨芳彬说。
　　就记者从用友公司的了解，二期工程（或称为业务流程修整）并非很大的定单，但是由于是完全结合用户所做的个性化开发，工作量却大得多。“相关的开发是在用友公司完成的，咨询师去全日美进行相关的业务需求了解，并根据这一业务需求，再由软件工程师进行封闭式开发，以帮助全日美获得最终希望的所有业务和流畅的流程处理。而且在价格上，我们也给了全日美密切合作伙伴的待遇。” 用友软件股份有限公司高级副总裁高少义说。
　　对于公司来说，现有系统虽然操作上比过去烦琐一些，但是主要的原因是管理项目增加了，这对于公司的管理而言比较好。例如，现在的流程处理上多了一项‘发货确认’功能，而这是以前没有的，发货确认能够确保全日美即时了解库存信息。
　　从1996年开始采用用友公司的财务软件，到2004年分销管理系统第二期工程即将验收，全日美在和用友公司的不断合作中，也在提升着自己企业的信息化管理水平。“目前相关的测试正在紧张地进行着，测试人员不仅有我们公司的，也有用友公司的工程师。而全日美的目的是简单而直接的，如何通过这一项工程、或者说通过这一笔软件投资，能够加强我们的内部管理和整个营销团队的更好整合，是我们考虑的重点。从目前看，这一点是成功的。” 林淑芬说。
　　对于全日美而言，作为一个中小型企业，选择一套在价格和管理能力上都适合自己的软件系统，选择的过程或许比项目进行的过程更重要，因为这将直接决定其下一步的业务流畅性和公司发展是否顺利。

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